HRIS adalah software Pengelolaan data karyawan yang merupakan bagian terpenting di dalam perusahaan yang bertujuan untuk menunjang kinerja karyawan yang lebih efetif dan efesien
HRIS Software (Perangkat Lunak) sudah di rancang semudah mungkin (user friendly) untuk mempermudah user di dalam mengontrol data karyawan dengan baik. mulai dari Data Pelamar/Recruitment, Organization, Dashboard, Remainder, Travel, Promotion, Achievements dll. Seluruh data akan tersentralisasi(server) sehingga departemen human resource (HRD) dan departemen – departmen yang lain akan dengan mudah mengakses semua data yang berkaitan dengan SDM. Terimaasuk Seluruh kegiatan HRD seperti proses rekrutmen, absensi (kehadiran karyawan), proses Penggajian, Pembayaran PPh21 Karyawan, evaluasi Kinerja Karyawan.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (Human Resource Information System atau disingkat HRIS) adalah sistem perangkat lunak yang dirancang khusus untuk mengelola data dan informasi terkait dengan fungsi sumber daya manusia (SDM) dalam suatu organisasi atau perusahaan. HRIS memiliki fungsi utama untuk menyimpan, mengelola, dan mengolah informasi yang berkaitan dengan karyawan dan proses SDM
HRIS hadir dalam berbagai bentuk, mulai dari solusi perangkat lunak lokal hingga platform cloud yang terintegrasi secara luas. Implementasi HRIS dapat membantu meningkatkan efisiensi, akurasi, dan transparansi dalam manajemen SDM, serta memberikan manfaat dalam hal pengelolaan karyawan yang lebih efektif dan strategis.
Berikut adalah beberapa fitur yang sudah dimiliki oleh Software HRIS Payroll
HRIS menyimpan informasi pribadi, kinerja, histori pekerjaan, status karyawan, kesejahteraan, dan informasi lainnya terkait dengan setiap
karyawan dalam organisasi
HRIS memungkinkan pengelolaan gaji, tunjangan, potongan, dan penghitungan pajak yang terkait dengan gaji karyawan
HRIS memfasilitasi pencatatan absensi, cuti, dan izin karyawan, yang membantu dalam mengelola waktu kerja dan pengaturan cuti
HRIS dapat mencatat sejarah pelatihan, kebutuhan pengembangan karyawan, dan mengelola program pelatihan untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan
HRIS mendukung pengelolaan siklus evaluasi kinerja karyawan, menetapkan tujuan, memberikan umpan balik, dan mengarsipkan catatan evaluasi
HRIS memungkinkan analisis data yang mendalam tentang karyawan, kehadiran, kinerja, turnover, dan aspek SDM lainnya. Ini membantu dalam pengambilan keputusan berdasarkan informasi yang terperinci
HRIS memiliki fungsi keamanan untuk melindungi informasi pribadi karyawan dan memastikan bahwa data tersebut hanya dapat diakses oleh individu yang berwenang
Data atau informasi yang berkaitan dengan karyawan dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Informasi ini mencakup berbagai detail yang penting dan diperlukan untuk mengelola keberadaan dan kinerja karyawan dalam suatu entitas bisnis. Data ini umumnya disimpan dalam sistem informasi sumber daya manusia (HRIS) atau basis data HR perusahaan
Informasi Karyawan ini mencakup beberapa aspek penting, antara lain:
Data pribadi karyawan seperti nama lengkap, tanggal lahir, alamat, nomor kontak, nomor identifikasi (seperti nomor KTP atau paspor), status pernikahan, dan informasi kontak darurat.
Rincian terkait pekerjaan karyawan, seperti jabatan, departemen, tanggal mulai bekerja, status kerja (penuh waktu, paruh waktu, kontrak), gaji, jadwal kerja, dan struktur pelaporan (siapa yang menjadi atasan langsung)
Informasi tentang gaji, tunjangan, bonus, insentif, potongan pajak, manfaat kesehatan, program pensiun, serta alokasi dan kompensasi lain yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan
Catatan tentang kehadiran harian, jam kerja, absensi, cuti, jenis cuti yang diambil (cuti sakit, cuti libur, dll.), serta sisa jatah cuti yang tersedia
Detail seputar evaluasi kinerja karyawan, tujuan kerja, hasil penilaian, umpan balik yang diberikan, dan rencana pengembangan karier
Data pelatihan yang telah diikuti, sertifikasi yang dimiliki, keterampilan yang diperoleh, dan rencana pengembangan keterampilan di masa mendatang
Informasi tentang tindakan disipliner, peringatan, atau masalah disiplin lainnya yang berkaitan dengan karyawan
Mutasi karyawan adalah perpindahan atau perubahan posisi, departemen, lokasi kerja, atau tanggung jawab pekerjaan dari satu karyawan ke tempat atau posisi lain dalam perusahaan. Proses mutasi karyawan dapat dilakukan atas berbagai alasan dan dalam berbagai konteks, termasuk:
Proses mutasi karyawan biasanya melibatkan komunikasi yang jelas dari manajemen kepada karyawan yang bersangkutan mengenai alasan, waktu, dan detail mutasi yang akan dilakukan. Hal ini juga melibatkan pembahasan tentang tanggung jawab baru, kondisi kontrak (jika berlaku), dan dukungan yang diberikan kepada karyawan yang akan bermutasi
Mutasi karyawan dapat menjadi strategi penting dalam manajemen sumber daya manusia untuk mengoptimalkan bakat yang ada, meningkatkan kinerja, serta memfasilitasi pertumbuhan dan perkembangan profesional karyawan di dalam perusahaan
Untuk memberikan kesempatan pengembangan karier kepada karyawan dengan memindahkan mereka ke posisi atau departemen yang memberikan tantangan baru dan kesempatan belajar yang lebih besar
Ketika perusahaan melakukan restrukturisasi, penggabungan, atau perubahan strategis lainnya, mutasi karyawan dapat terjadi untuk menyesuaikan struktur organisasi dengan kebutuhan baru
Jika karyawan menunjukkan kinerja yang sangat baik atau kurang memuaskan, perusahaan dapat melakukan mutasi sebagai penghargaan atau sebagai upaya untuk memperbaiki kinerja
perusahaan menerapkan kebijakan rotasi posisi untuk memberikan pengalaman yang lebih luas kepada karyawan
Mutasi karyawan dapat dilakukan untuk memenuhi kebutuhan spesifik perusahaan
mutasi dapat dilakukan untuk meningkatkan keterlibatan karyawan, memperbaiki lingkungan kerja
Absensi karyawan jam in out yang sudah terintegrasi dengan finger print atau media lain
Sistem manajemen kehadiran yang mencatat waktu dan kehadiran karyawan, Hal ini membantu dalam pemantauan kehadiran karyawan, penilaian keterlibatan mereka dalam berbagai aktivitas, dan memastikan bahwa kehadiran dipantau dan dicatat dengan tepat
Permohonan cuti merupakan permintaan resmi yang diajukan oleh seorang karyawan kepada atasan atau departemen sumber daya manusia (SDM) untuk mendapatkan waktu istirahat atau liburan dari pekerjaan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Medical claim (klaim medis) adalah proses pengajuan klaim atau permohonan penggantian biaya pengobatan atau layanan medis yang diberikan kepada karyawan yang biayanya ditanggung oleh perusahaan.
Adalah merupakan pemberitahuan atau reminder kepada User HRD bahwa ada beberapa karyawan yang kontraknya akan segera berakhir ini merupakan langkah yang penting dalam proses manajemen sumber daya manusia.:
PHK (Pemutusan Hubungan Kerja) PHK merupakan tindakan pemutusan hubungan kerja yang dilakukan oleh pihak perusahaan terhadap karyawan. Ini biasanya terjadi ketika perusahaan menghadapi kondisi ekonomi yang sulit, restrukturisasi organisasi, atau ketidaksesuaian karyawan dengan kinerja atau kebijakan perusahaan. PHK dapat dilakukan dengan berbagai alasan yang diatur dalam undang-undang ketenagakerjaan, dan prosedur serta kompensasi yang terkait juga diatur di dalam undang-undang ketegakerjaan.
Sistem atau pola jadwal kerja di mana sekelompok karyawan bekerja dalam periode waktu tertentu, yang dapat melibatkan pergantian waktu, rotasi shift, atau perubahan jam kerja. Pola shift karyawan ini umumnya digunakan dalam industri layanan seperti restoran, rumah sakit, pabrik, dan sektor-sektor lain yang memerlukan operasional selama 24 jam.
Biasanya dibagi menjadi tiga shift untuk memberikan cakupan waktu yang luas sepanjang hari.
Karyawan beralih antara shift siang dan malam dalam periode waktu tertentu, seperti mingguan atau bulanan.
Karyawan memiliki jadwal shift yang konsisten selama periode waktu tertentu.
Karyawan memiliki fleksibilitas dalam memilih jam kerja mereka sesuai dengan kebutuhan bisnis, seringkali dengan memanfaatkan sistem rotasi atau penjadwalan yang dapat diubah.
Surat pemberitahuan kepada karyawan terkait dengan kegiatan karyawan di perusahaan seperti:
Surat peringatan merupakan dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada karyawan sebagai bentuk teguran atau peringatan terhadap perilaku atau kinerja karyawan yang tidak sesuai dengan kebijakan, standar, atau etika yang berlaku di tempat kerja.
Surat Pengalaman Kerja adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada karyawan yang telah bekerja di sana selama periode tertentu.
Surat Perintah Lembur adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh manajemen atau atasan kepada karyawan untuk memberikan instruksi atau perintah yang menyatakan bahwa karyawan diminta untuk melakukan lembur di luar jam kerja normal. Surat ini mencakup rincian mengenai waktu, durasi, alasan, dan instruksi khusus terkait lembur yang harus dilakukan oleh karyawan.
Pengumuman atau pemberitahuan kepada karyawan mengenai hal-hal penting tentang kegiatan perusahaan.
Resignasi (Pengunduran Diri) Resignasi karyawan Ini merupakan keputusan yang diambil oleh karyawan secara pribadi, tanpa adanya tekanan atau tindakan langsung dari pihak perusahaan. Alasan pengunduran diri bisa bermacam-macam, termasuk kesempatan kerja baru, perubahan karier, masalah pribadi, atau ketidakcocokan dengan lingkungan kerja.
Promosi di perusahaan dapat memiliki beberapa tujuan dan implikasi
Tugas atau tanggung jawab tertentu kepada karyawan agar mereka dapat berkontribusi dalam mencapai tujuan organisasi, pengembangan keterampilan, dan memberikan pengalaman yang berharga kepada karyawan.
Sebuah tugas atau proyek yang diberikan kepada karyawan atau tim dengan tujuan tertentu. Ini bisa berupa tugas harian, proyek jangka pendek, atau proyek jangka panjang yang harus diselesaikan sesuai dengan batas waktu yang ditetapkan.
Dimana seorang karyawan dipindahkan atau ditempatkan pada departemen atau tim yang berbeda untuk jangka waktu tertentu. Hal ini dilakukan untuk memberikan pengalaman baru kepada karyawan, mengembangkan keterampilan lintas departemen, atau mengisi kebutuhan spesifik dalam organisasi.
penempatan karyawan di cabang atau unit bisnis perusahaan yang berada di negara lain. Hal ini sering terjadi dalam perusahaan multinasional yang ingin memanfaatkan keahlian karyawan di berbagai lokasi.
Adalah penugasan khusus, seperti peran sebagai mentor bagi karyawan baru, pemimpin proyek, atau penugasan dalam komite atau tim spesifik di perusahaan.
Tugas atau penempatan yang diberikan kepada karyawan sebagai bagian dari program pelatihan atau pengembangan keterampilan
prestasi atau kontribusi yang signifikan yang dicapai oleh seorang karyawan dalam lingkungan kerja. Pencapaian karyawan bisa beragam dan dapat mencakup beberapa hal seperti:
Kinerja tinggi sering kali menjadi tujuan yang diinginkan dalam dunia kerja, dan organisasi sering berupaya untuk menciptakan lingkungan yang mendukung dan merangsang kinerja tinggi. Ini melibatkan pengelolaan yang efektif, pelatihan, pengembangan, dan pemberian insentif yang sesuai
Pengakuan atau penghargaan memiliki dampak positif terhadap motivasi, retensi karyawan, dan budaya kerja yang positif. Ini juga dapat memberikan dorongan tambahan untuk terus meningkatkan kinerja dan kontribusi
Kombinasi pemecahan masalah yang efektif dan inovasi yang berkelanjutan memainkan peran penting dalam mencapai keberhasilan individu maupun organisasi dalam menghadapi dinamika yang terus berubah
Penting untuk mempertimbangkan kebutuhan pribadi, tujuan karir, dan konteks sekitar ketika memutuskan untuk meningkatkan keterampilan atau melanjutkan pendidikan. Keduanya dapat menjadi investasi berharga dalam pengembangan pribadi dan profesional
Pemimpin tim atau proyek yang efektif memainkan peran penting dalam membawa kelompok menuju keberhasilan. Kemampuan untuk menggabungkan kepemimpinan yang kuat dengan keterampilan manajemen dan interpersonal yang baik dapat membantu mencapai tujuan proyek atau tim dengan lebih efektif
disiplin, dan kegigihan. Kedua aspek ini membantu membentuk karakter dan mengarahkan individu menuju pencapaian tujuan dengan lebih efektif
Menggabungkan kolaborasi tim yang efektif dengan kontribusi individu yang bermakna membantu membangun tim yang kuat dan produktif. Ini menciptakan dinamika positif di dalam
Perjalanan bisnis perusahaan merujuk pada perjalanan yang dilakukan oleh karyawan atau anggota tim dalam lingkungan bisnis untuk keperluan tertentu yang berkaitan dengan aktivitas perusahaan. Perjalanan bisnis ini dapat memiliki beberapa tujuan
Adalah bagian dari inisiatif yang ditawarkan oleh perusahaan kepada karyawan untuk membekali mereka dengan keterampilan, pengetahuan, dan kualifikasi yang diperlukan untuk mendapatkan sertifikasi profesional tertentu dalam industri atau bidang tertentu
Sertifikasi dapat meningkatkan keterampilan dan pengetahuan karyawan, yang pada gilirannya dapat meningkatkan kinerja karyawan di tempat kerja
Sertifikasi profesional dapat memberikan karyawan kualifikasi yang lebih tinggi dalam bidangnya, akan membantu karyawan menjadi lebih kompetitif dalam industri atau pasar kerja
Karyawan yang memiliki sertifikasi mungkin lebih efisien dalam melaksanakan tugas, karena karyawan telah memperoleh pengetahuan yang lebih mendalam tentang praktik terbaik di bidangnya
Program sertifikasi menunjukkan bahwa perusahaan menghargai pengembangan karyawan dan dapat menjadi faktor motivasi yang kuat
Dalam beberapa industri, sertifikasi merupakan persyaratan untuk mendapatkan kontrak atau proyek tertentu. Dengan memiliki karyawan yang bersertifikasi, perusahaan dapat memenuhi persyaratan ini dan bersaing secara lebih efektif di pasar
untuk merencanakan dan mengatur acara, pertemuan, tenggat waktu, dan kegiatan lainnya yang terkait dengan operasi dan aktivitas perusahaan. Kalender ini dapat mencakup berbagai jenis acara, seperti
Informasi mengenai acara-acara industri, pameran dagang, atau konferensi yang relevan dengan industri perusahaan yang perlu dihadiri atau diikuti
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS - Human Resources Information System) dapat menghasilkan berbagai jenis laporan yang sangat bermanfaat bagi departemen SDM dan manajemen perusahaan. Beberapa contoh laporan yang umum dihasilkan dari HRIS meliputi:
Rangkuman Karyawan: Jumlah karyawan, status kontrak, posisi, dan informasi demografis lainnya
Histori Karyawan: Riwayat pekerjaan, promosi, penugasan, dan perubahan status karyawan.
Peringkat Kinerja: Evaluasi kinerja karyawan, pencapaian tujuan, dan rekomendasi untuk pengembangan.
Laporan Gaji: Rincian gaji dan komponennya, termasuk bonus, insentif, atau tunjangan lainnya
Laporan Pajak dan Potongan: Pajak yang dipotong, potongan asuransi, dan
komponen pengurangan lainnya
Rekapitulasi Kehadiran: Data kehadiran harian, mingguan, atau bulanan karyawan
Laporan Cuti dan Izin: Rincian cuti yang diambil, jenis cuti, dan izin yang diajukan
Laporan Turnover: Jumlah karyawan yang keluar, alasan kepergian, dan analisis tren turnover
Laporan Retensi: Faktor-faktor yang mempengaruhi retensi karyawan dan upaya yang dilakukan untuk mempertahankan mereka
Rekapitulasi Pelatihan: Rincian pelatihan yang dihadiri oleh karyawan
Analisis Kebutuhan Pelatihan: Identifikasi kebutuhan pelatihan berdasarkan evaluasi kinerja atau kompetensi
Penggunaan Asuransi Kesehatan: Pengeluaran, klaim, atau manfaat asuransi kesehatan
Partisipasi Program Kesejahteraan: Keterlibatan dalam program kesehatan atau kesejahteraan perusahaan
Laporan-laporan ini membantu departemen SDM dalam analisis data, pengambilan keputusan yang terinformasi, perencanaan strategis sumber daya manusia, serta memonitor dan meningkatkan kinerja dan kesejahteraan karyawan. Hal ini juga membantu manajemen dalam mengevaluasi efektivitas kebijakan dan program yang ada
